Kontaktlose Inventur - die sichere Lösung für die Jahresinventur

Durchführung der Jahresinventur mit Hilfe von automatisierten Inventurlösungen wie inventAIRy® XL.

Sorgenfalten bei den Themen Bestandserfassung und Inventur? In den meisten Unternehmen ein altbekanntes Problem. Um das aus handels- und steuerrechtlicher Sicht notwendige Inventar erstellen zu können oder aber für die Steigerung der Prozessqualität regelmäßige Bestandserfassung durchzuführen, müssen sämtliche Objekte des Vorratsvermögens r erfasst werden. Umfassende Lagersperrungen, die Störung wertschöpfender Prozesse sowie ein enormer Arbeitsaufwand sind bekannte Begleiterscheinungen, die erahnen lassen, warum die manuelle Durchführung einer Inventur regelmäßig für Unmut in der Belegschaft und Unternehmensführung sorgt. Aus Unternehmenssicht ist eine manuell durchgeführte Inventur doppelt ärgerlich: Da den hohen Kosten keinerlei Erträge gegenüberstehen, bezahlen Unternehmen für einen Vorgang, der für einen erheblichen Einschnitt in der eigenen Produktivität sorgt, anstatt einen Mehrwert zu schaffen. Gleichzeitig sind die Ergebnisse häufig fehlerhaft und müssen im Anschluss an die Bestandserfassung manuell überprüft und verarbeitet werden. Eine voll-digitale Prozesskette oder gar einen digitalen Zwilling erhält man auf diese Weise nicht. Es ist daher wenig verwunderlich, dass sich Unternehmen eine einfachere, kostengünstigere und effizientere Alternative zu manuellen Inventuren herbeisehnen.

Dass sich die Sorgenfalten beim Gedanken an die nächste Inventur zukünftig in einen tiefenentspannten Gesichtsausdruck wandeln, muss aber keineswegs Wunschdenken bleiben. Das Team von doks. innovation hat eine Lösung entwickelt, die bekannte Probleme einer manuellen Inventur im Hochregallager beseitigt, kostengünstiger ist und für einen erheblichen Mehrwert im Unternehmen sorgt: inventAIRy® XL.

Aber eins nach dem anderen.

Manuelle Inventuren – Zählen kann jeder? Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und dabei möglichst schnell voran zu kommen, laufen Inventuren in den meisten Unternehmen nach dem gleichen Schema ab: Damit der hohe Arbeitsaufwand an den Inventurtagen zu bewältigen ist, braucht es möglichst viele Gabelstapler, Steiger, Handscanner, Scannerhandschuhe und am Ende zählende Hände und Augen. Woher diese kommen, spielt dabei keine Rolle. Oftmals werden Dienstleister und externe Zeitarbeitskräfte mit den Zählungen beauftragt. Andere Unternehmen setzen lieber auf eine interne Lösung: Mitarbeiter werden aus anderen Abteilungen herangezogen, um das Lagerpersonal bei der Inventur zu unterstützen. Zählen kann schließlich jeder... Das mag in den meisten Fällen stimmen. Nicht aber, wenn man sich beim Zählen in schwindelerregender Höhe auf einem Gabelstapler befindet, dabei einen Handscanner bedienen muss und in einem Lager arbeitet, welches man höchstens aus vorangegangenen Inventuren kennt. Unter diesen Gesichtspunkten ist es leicht nachzuvollziehen, wo die großen Schwachstellen einer manuell durchgeführten Inventur liegen und welche Nachteile sich daraus für Unternehmen ergeben. Ungenaue Zählergebnisse spielen hierbei eine besondere Rolle. In der Praxis weisen manuell durchgeführte Zählungen eine Differenz von bis zu 30% zum tatsächlichen Lagerbestand auf. Nach Expertenmeinung sind dabei mehr als drei Viertel aller Abweichungen auf Aufnahme- und Zählfehler zurückzuführen. Häufige Gründe sind hierbei der Einsatz von ungeschultem Personal, das unter Zeitdruck monotone Arbeiten durchführen muss, veraltete und wenig effektive Vorgehensweisen sowie ein fehlerhafter Umgang mit der eingesetzten Technik. Aus Unternehmenssicht stellt die geringe Datenqualität bei manuellen Inventuren gleich mehrere Risiken dar. Einerseits weist das erstellte Inventar Ungenauigkeiten auf, die im Falle einer Prüfung von Seiten des Finanzamts empfindliche Strafen mit sich bringen können. Anderseits geht der Überblick im eigenen Lager verloren, wenn die ermittelten Mengen als Grundlage für die zukünftige Bestandsplanung dienen. Um die Fehler bei der Datenaufnahme im Nachhinein aufzuklären und zu berichtigen, ist außerdem ein bis zu fünfmal höherem Arbeitsaufwand im Vergleich zu einer korrekten Erstzählung nötig. Dies dehnt den ohnehin schon langwierigen Prozess zusätzlich aus, was eine weitere Schwachstelle der manuellen Inventur darstellt.

Langsame Prozesse, hohe Kosten Schwer zu erreichende Objekte in Hochregallagern, der manuelle Einsatz von Scannern, veraltete Arbeitsmethoden sowie die bereits besprochene Problematik des ungeschulten Personals sind allesamt Gründe für die unverhältnismäßig hohe Dauer einer manuellen Inventur. Durch die starke Abhängigkeit vom Faktor Mensch ist der gesamte Prozess außerdem zeitlich äußerst schlecht zu planen. In der Praxis stellen die schlechte Planbarkeit sowie die zeitintensive Datenaufnahme große Probleme für Unternehmen dar. Im Vorhinein kann nur grob geschätzt werden, wie viel Zeit tatsächlich für die Inventur benötigt wird. Ein genauer Zeitplan kann nur selten eingehalten werden. Da andernfalls die Ergebnisse der Inventur negativ beeinflusst werden und nicht nachvollziehbar sind, muss das Lager während der gesamten Inventur für Ein- und Auslagerungen gesperrt bleiben. Dass dies aus Unternehmenssicht schwerwiegende Folgen mit sich bringt, liegt auf der Hand: Produktion und Vertrieb können nicht versorgt werden, Anlieferungen sind nicht wie üblich durchführbar und die an der Inventur beteiligten Mitarbeiter stehen nicht für ihre eigentlichen Tätigkeiten zur Verfügung. So kann es sein, dass die jährliche Inventur im Unternehmen über Wochen für Störungen im reibungslosen Ablauf operativer Prozesse sorgt.
Betrachtet man die Kosten einer Inventur, müssen die Aufwände, die für Personal und Arbeitsmittel anfallen, demnach dringend mit allen indirekten Kosten, die durch die Lagersperrung und die Störung wertschöpfender Prozesse anfallen, ergänzt werden.

inventAIRy® XL: Inventuren auf Knopfdruck Während vielerorts noch nach effizienten und vor allem funktionierenden Lösungen zur manuellen Inventur gesucht wird, hat man dies bei doks. innovation bereits erfolgreich auf den Weg bringen können: inventAIRy® XL.

Das autonome System, bestehend aus einem selbstnavigierendem Bodenfahrzeug, einer Flugdrohne sowie leistungsstarker Sensorik und Software, ermöglicht verlässliche und effiziente Bestandsaufnahmen auf Knopfdruck. Zur Datenerfassung werden die an den eigelagerten Objekten angebrachten Bar- oder QR-Codes vollautomatisiert von inventAIRy® XL erfasst. Die gesammelten Daten werden anschließend vom System verarbeitet und visualisiert, sodass dem Anwender unmittelbar wertvolle Informationen zur Verfügung stehen. Dies wird durch die Kombination der einzelnen Komponenten ermöglicht. Während das Bodenfahrzeug als Navigator sowie Landeplattform und Stromversorger dient, ist die Flugdrohne dafür zuständig die Komponenten, die zur Datenaufnahme benötigt werden, in die Höhe und damit zu den eingelagerten Objekten zu bringen. Konkret kommt zur Datenaufnahme hierbei sowohl ein präzises Scanner-Modul als auch eine hochauflösende Kamera zum Einsatz, die dem Anwender Bilder von jedem erfassten Stellplatz liefert. Die von den Experten bei doks. entwickelte Software sorgt dafür, dass das Zusammenspiel zwischen den Komponenten reibungslos abläuft und das System zuverlässig und sicher arbeitet.

Schnell, zuverlässig, flexibel… Was bei der Betrachtung einer von inventAIRy® XL durchgeführten Inventur direkt ins Auge sticht: Die Bestandserfassung erfolgt ohne menschlichem Arbeitseinsatz. Aus der vollständigen Automatisierung der Datenaufnahme resultieren für Unternehmen vielzählige Vorteile. Allen voran ist hierbei zu nennen, dass sowohl die zeitliche Struktur der Inventur als auch die Qualität der erhobenen Daten, nicht mehr von der Motivation oder Konzentrationsfähigkeit der eingesetzten Mitarbeiter abhängt. Mithilfe des Inventurdrohnensystems durchgeführte Zählungen liefern stattdessen dauerhaft qualitativ hochwertige Daten in einem Bruchteil der Zeit. Besonders eindrucksvoll lassen sich diese Aussagen mit Zahlen belegen: Abhängig von der Lagerstruktur und der Leistungsfähigkeit der eingesetzten Mitarbeiter ermöglicht inventAIRy® XL eine Zeitersparnis von bis zu 90%, bei einer Datenqualität von nahezu 100%.
Durch den Einsatz von inventAIRy® XL gewinnt der Prozess der Bestandserfassung außerdem deutlich an Flexibilität und Planungssicherheit. Das System kann jederzeit eingesetzt werden - unabhängig von Tageszeit, Feiertagen und Mitarbeiterverfügbarkeit. Beim Einsatz des Systems in den Lagerschließzeiten wird nicht einmal die Lagerbeleuchtung benötigt, da sich das System selbst mit dem nötigen Licht versorgt. Durch die gesteigerte Flexibilität und dank der besseren Planbarkeit – das System benötigt immer dieselbe Zeit für eine Bestandsaufnahme – können Lagersperrungen zukünftig erheblich reduziert werden oder sogar gänzlich umgangen werden. Die Automatisierung des Inventurprozesses hat auch aus der Sicht der Mitarbeiter deutliche Vorteile. Da die lästige Arbeit, die mit der händischen Zählung verbunden ist, entfällt, können Mitarbeiter ihren eigentlichen, wertschöpfenden Tätigkeiten gerecht werden. Außerdem entstehen in Abteilungen, die sonst Mitarbeiter für die Inventur abstellen, keine Personalengpässe.
Auch im Falle einer Überprüfung der Inventur durch Wirtschaftsprüfer weist die drohnenbasierte Durchführung bedeutende Vorteile zur manuellen Variante auf. Durch die deutlich gesteigerte Datenqualität ist es äußerst unwahrscheinlich, dass Differenzen zwischen Zählergebnissen und tatsächlichem Bestand im Inventar festgestellt werden. Im Hinblick auf die Beweissicherung und Nachvollziehbarkeit liefert der Einsatz von inventAIRy® XL außerdem einen großen Mehrwert zur manuellen Inventur, da die gesamte Zählung mit hochauflösenden Bildern jedes Stellplatzes dokumentiert ist.

… krisensicher … Auch im Hinblick auf die aktuelle Corona Pandemie liefert inventAIRy ® XL Argumente. Durch die Automatisierung von Bestandsaufnahmen lassen sich unnötige Kontakte unter Mitarbeitern vermeiden. Auf das Heranziehen von Mitarbeitern von externen Firmen oder aus fachfremden Abteilungen kann verzichtet werden und einer Ausbreitung des Virus im Unternehmen wird entgegengewirkt. Gleichzeitig sichert man lagerinterne Prozesse gegen die betrieblichen Risiken dieser Pandemie ab. In Zeiten von Lockdowns, stark steigenden Infektionszahlen und weitreichenden Quarantänevorschriften haben vollautomatisierte Prozesse noch größere Vorteile als ohnehin schon. Bestandsaufnahmen können auch dann noch durchgeführt werden, wenn die Personalsituation bereits angespannt ist. Die Mitarbeiter, die zur Verfügung stehen, können sich Aufgaben widmen, für die tatsächlich menschlicher Arbeitseinsatz nötig ist, während das Inventurdrohnensystem arbeitsintensive Aufgaben übernimmt, die Mitarbeiter andernfalls unnötig belasten würden. In Hinblick auf die Inventur und das Bestandsmanagement eröffnet sich durch den Einsatz der Inventurdrohne die Möglichkeit, die momentane Situation so effizient wie möglich zu nutzen, anstatt von den neuen und ständig wechselnden Widrigkeiten erdrückt zu werden.

… autonom und kostensparend Die besprochenen Vorteile, die der Einsatz von inventAIRy® XL mit sich bringt, haben allesamt auch einen kostensparenden Charakter. Besonders hervorzuheben ist hierbei das enorme Einsparungspotenzial in den direkten Personalkosten sowie in den indirekten Kosten, die aus der Störung wertschöpfender Prozesse entstehen: Nachdem das System innerhalb kurzer Zeit in das Lager integriert wurde, fallen keine weiteren Prozesse an, die einen Arbeitseinsatz der Mitarbeiter erfordern. Das System navigiert autonom zum gewünschten Regal, führt die Bestandsaufnahme vollkommen automatisiert durch, erkennt Unregelmäßigkeiten in der Umgebung selbstständig und begibt sich rechtzeitig zurück zur Dockingstation, wenn sich die Akkuladung des Systems, nach fünf Stunden Betriebszeit, ihrem Minimum nähert. Alles, was von den Mitarbeitern getan werden muss, ist die Inventur mit einem Klick zu starten. Sämtliche Kosten für Personal und Arbeitsmittel, die normalerweise bei den Zählungen anfallen, bleiben aus. Da durch die gesteigerte Flexibilität, Planungssicherheit und Prozessgeschwindigkeit Lagersperrungen vermieden oder auf ein Minimum reduziert werden, können erhebliche Einsparungen in den indirekten Kosten der Inventur realisiert werden. Gerade erfolgskritische Prozesse, wie Produktion und Vertrieb, die bekanntermaßen einen erheblichen Einfluss auf die Auftragserfüllungsquote und die Kundenzufriedenheit haben, werden zukünftig nicht mehr durch Inventuren gefährdet.

Ein Mehrwert an 365 Tagen im Jahr Im Hochregallager kann leider nicht jeder zählen…

Diese Erkenntnis spielt nicht nur im Rahmen der jährlichen Inventur eine Rolle. Aktuelle und vor allem zuverlässige Bestandsdaten sind im Lager jederzeit von großem Wert. Erst recht in Zeiten, in denen durch hohen Lagerdurchlauf, die Zerstückelung von Aufträgen und Personalengpässe schnell der Überblick im eigenen Lager verloren gehen kann. inventAIRy ® XL liefert aussagekräftige, zuverlässige und vor allem aktuelle Informationen zu Lagerbeständen und dem Standort jedes einzelnen Objekts. So bietet das System Unternehmen einen deutlichen Zugewinn an Planungssicherheit, Transparenz und Effizienz. Und das nicht nur im Rahmen der Inventur, sondern an 365 Tagen im Jahr. Flexibel zugeschnitten auf die Anforderungen und Gegebenheiten vor Ort. Kostensparend und zuverlässig.

Sorgenfalten beim Thema Inventur? Ab jetzt nicht mehr!